SEKRETARIS

Tugas Pokok

Sekretariat dikepalai oleh Sekretaris mempunyai tugas melaksanakan koordiansi dan pelayanan administrasi kepada seluruh satuan organisasi di lingkungan Dinas Komunikasi dan Informatika yang meliputi urusan umum dan perlengkapan, kepegawaian, pendataan, evaluasi, pengendalian program dan pelaporan.

Fungsi

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat mempunyai fungsi:

  • Pengelolahan program administrasi umum dan kepegawaian.
  • Pengelolahan program administrasi keuangan.
  • Pengelolahan program perencanaan, evaluasi dan pelaporan.
  • Pelaksanaan urusan hukum, organisasi dan tata laksana serta kehumasan.
  • Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

Uraian Tugas

Uraian tugas Sekretaris sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah:

  • Merencanakan operasional di Sekretariat berdasarkan program kerja Dinas Komunikasi dan Informatika sebagai pedoman pelaksaan tugas.
  • Membagi tugas kepada bawahan di Lingkup Sekretariat sesuai dengan tugas pokok dan tanggung jawab yang ditetapkan agar tugas yang dilaksanakan berjalan efektif dan efisien.
  • Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di Lingkup Sekretariat sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
  • Menyelia pelaksanaan tugas bawahan di Lingkup Sekretariat sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku agar mencapai target kinerja yang diharapkan.
  • Menyelenggarakan, mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan program kerja untuk pelaksanaan tugas.
  • Menyelenggarakan, mengkoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan pada Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan sesuai dengan program kerja untuk pelaksanaan tugas.
  • Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sekretariat dengan cara membandingkan antara rencana operasional dengan tugas-tugas yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan kegiatan dan perbaikan kinerja di masa yang akan datang.
  • Merancang Sistem Pengendalian Intern Pemerintahan, Standar Operasional Prosedur, dan Standar Pelayanan Publik sesuai dengan bidang tugas untuk pedoman pelaksanaan kegiatan.
  • Membuat laporan pelaksanaan tugas Sekretariat sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja.
  • Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan pimpinan baik secara lisan maupun tertulis.

Sekretaris terbagi dari 2 sub bagian:

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang di kepalai oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas menyelenggarakan program administrasi umum dan kepegawaian dalam arti melaksanakan kegiatan administrasi umum dan kepegawaian, urusan surat menyurat, kearsipan, ekspedisi, penggandaan, administrasi perjalanan dinas, kerumah tanggaan, peralatan dan perlengkapan kantor, melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, hukum, organisasi dan tata laksana serta kehumasan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Mempunyai fungsi:

  • pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian
  • pemberian dukungan dibidang kerumah tanggaan, humas, keprotokolan, organisasi dan tatalaksana serta fasilitasi pembentukan produk hukum
  • penata usahaan barang milik daerah dan
  • pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugas.

Uraian tugas Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah:

  • merencanakan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan program kerja Sekretariatsebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas
  • membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
  • membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar
  • memeriksa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan di lingkup Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan
  • memproses dan melaksanakan pengelolaan administrasi umum sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk menciptakan tertib administrasi di Dinas Komunikasi dan Informatika
  • menyusun dan mengevaluasi rencana kebutuhan pengelolaaan aset dan perlengkapan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk menciptakan tertib administrasi Dinas Komunikasi dan Informatika
  • memproses dan mengelola pengembangan dan pembinaan kepegawaian sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk menciptakan tertib administrasi
  • melaksanakan Sistem Pengendalian Intern Pemerintahan, Standar Operasional Prosedur, dan Standar Pelayanan Publik sesuai dengan bidang tugas untuk pedoman pelaksanaan kegiatan
  • melaporkan hasil kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja dan 
  • melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik lisan maupun tulisan.

Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan yang dikepalai oleh Kepala Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas menyelenggarakan program keuangan dalam arti melaksanakan penyusunan anggaran, pembukuan, akuntasi dan verifikasi, pertanggung jawaban dan laporan keuangan serta menyusun perencanaan, evaluasi dan laporan kegiatan di bidang komunikasi, informatika, statistik dan persandian.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai fungsi:

  • penatausahaan keuangan
  • pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan dan
  • pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugas.

 Uraian tugas Sub Bagian Keuangan, Evaluasi dan Pelaporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah:

  • merencakan kegiatan Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan sesuai dengan program kerja Sekretariat sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas
  • membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran tugas Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
  • membimbing pelaksanaan tugas bawahan di Lingkungan Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan terib dan lancar
  • memerikasa dan mengevaluasi hasil kerja bawahan di Lingkup Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan
  • menyusun dan melaksanakan pengelolaan keuangan sesuai dengan realisasi kegitan sebagai bahan pertanggung jawaban keuangan Dinas Komunikasi dan Informatika
  • menyusun dan memproses perencanaan sesuai dengan program kerja Dinas Komunikasi dan Informatika dalam pelaksanaan program dan kegiatan
  • melakukan evaluasi dan pelaporan program kegiatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka mengukur pencapaian kinerja
  • melaksanakan sistem pengendalian intern pemerintahan dan standar operasional prosedur untuk efektifitas pelaksanaan kegiatan dan pelayanan sesuai bidang tugas
  • melaporkan hasil kegiatan Sub Bagian Keuangan, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja dan
  • melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkanoleh pimpinan baik lisan maupun tulisan.